ABIBÄLLE UND ABSCHLUSSPARTYS
MIT PLAN ZUR LEGENDÄREN PARTY

DIE BESTEN TIPPS – für eine tanzfreudige Feier

Ihr plant einen Abiball oder die Schul-Abschlussparty eures Jahrgangs?

Gerne kann ich meine jahrelangen Erfahrungen im professionellen Eventbereich als Profi-DJ in euer Vorhaben mit einbringen, um euren Abiball oder eure Abschlussfeier mit euch gemeinsam erfolgreich zu gestalten. Mit passender Musik zum Empfang und Buffet im Hintergrund und ordentlicher Partymusik zum Tanzen und Abfeiern wird euer Abiball zu einem richtigen Event. Zusätzliche Stimmung bringt eine Fotobox mit tollen Fotos als Erinnerung an euren Abiball. Weitere Infos zur Fotobox erhalten Sie hier.

Der Erfolg eines Abiballs oder einer Abschlussfeier ist durchaus planbar. Ausschlaggebend ist in erster Linie eine gute und frühzeitige Planung und Organisation. Hier stellt sich anfangs oft die Frage nach einer geeigneten Location, eines passenden Caterers, einem tollen Fotografen und letztendlich nach einem richtig guten DJ, der sein Handwerk versteht und die Party einfach gnadenlos rockt. Letzten Endes muss alles auch noch ins geplante Budget passen. Gerne erstelle ich euch ein individuelles Angebot und begleite euch auf Wunsch bei der Organisation.

BERATUNG – Kompetent, persönlich, auf den Punkt

Ihr wünscht euch eine unvergessliche, tanzfreudige Party?

Der Erfolg eines Abiballs oder einer Abschlussfeier ist durchaus planbar. Ausschlaggebend ist in erster Linie eine gute und frühzeitige Planung und Organisation. Hier stellt sich anfangs oft die Frage nach einer geeigneten Location, eines passenden Caterers, einem tollen Fotografen und letztendlich nach einem richtig guten DJ, der sein Handwerk versteht und die Party einfach gnadenlos rockt. Letzten Endes muss alles auch noch ins geplante Budget passen. Gerne erstelle ich euch ein individuelles Angebot und begleite euch auf Wunsch bei der Organisation.

ABIBALL PLANEN – DIE WICHTIGSTEN SCHRITTE IM ÜBERBLICK

Wie organisiere ich einen Abiball?

1. Abi-Komitee gründen
Mitten im Prüfungsstress kann die Organisation schnell überfordern. Daher: Gründet frühzeitig ein Abi-Komitee! So kann jeder eine Aufgabe übernehmen und Verantwortung tragen. Startet mit einem Jahrgangstreffen, bei dem die Komitees festgelegt und Teamsprecher gewählt werden. Diese behalten den Überblick, planen Treffen und informieren den Stufensprecher über den Fortschritt. Regelmäßige Abstimmungen sorgen für Struktur – am besten über WhatsApp-, Facebook- oder Instagram-Gruppen. Der Stufensprecher koordiniert das Gesamtprojekt und hält Kontakt zur Schulleitung. So bleibt alles im Fluss und ihr habt eure Aufgaben immer im Blick.

2. Abi-Motto bestimmen
Das Abi-Motto sollte gemeinsam mit allen Schülern festgelegt werden, um dem Abiball eine persönliche Note zu geben – auch in Programm und Deko. Beachtet dabei schulinterne Traditionen, wie z. B.:

• Zeugnisübergabe am Nachmittag, Abiball am Abend
• Abiball in der Festhalle oder einer festen Location
• Unterstützung durch Unterstufe und Eltern beim Ablauf
• Erkundigt euch bei ehemaligen Abiturienten nach den Gepflogenheiten – Brüche mit Traditionen sind oft nicht gern gesehen.

3. Termin des Abiballs festlegen
Bevor die Planung beginnt, sollte ein Termin feststehen – oft ist dieser bereits im Schulkalender vermerkt. Informiert frühzeitig alle Familien über Datum und Startzeit.

4. Bankkonto eröffnen
Für Sponsorengelder, Zahlungen und Eintrittsgelder sollte ein separates Konto eröffnet werden – so behaltet ihr jederzeit den Überblick über eure Finanzen.

5. Sponsoren finden
Gewinnt frühzeitig Sponsoren (örtliche Banken und Sparkassen, Autohäuser, Supermärkte, Apotheken, Versicherungsagenturen, Einzelhändler, Zeitungen, Vereine, TV- und Rundfunkanstalten) zur finanziellen Unterstützung. Fragt persönlich und schriftlich an. Haltet alle Zusagen schriftlich fest (Betrag, Bankverbindung, Zahlungsdatum). Bedankt euch mit Logo-Platzierung auf Abi-Plakaten sowie mit Bewertungen oder Danksagungen auf Social Media (Google, Facebook, X, TikTok, Instagram) – das erhöht die Motivation zur Unterstützung.

6. Location, DJ und Fotograf buchen
Kümmert euch frühzeitig um Location, Catering, DJ, Fotograf und ggf. Security. Holt mehrere Angebote ein – achtet dabei nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Qualität. Legt eine realistische Gästeanzahl fest und vereinbart alle Leistungen schriftlich. Die Location sollte Platz für Dinner & Tanzfläche bieten. Klärt Getränkepauschalen oder Kommissionsware vorab. Wichtig: Eine verbindliche Feierzeit (z. B. 18:00–5:00 Uhr) sollte ebenfalls vertraglich fixiert werden.

7. Eintrittsgelder festlegen
Bereits vor der Buchung von Location, Catering, DJ und Fotograf solltet ihr eine erste Budgetkalkulation durchführen, um zu prüfen, welcher Ticketpreis realistisch ist und welche Ausgaben damit gedeckt werden können. Nachdem alle Angebote eingeholt und verbindlich gebucht wurden, könnt ihr den finalen Ticketpreis festlegen. Achtet darauf, dass alle anfallenden Kosten vollständig gedeckt sind. Legt den Fokus auf den Vorverkauf: Bietet Tickets an der Abendkasse mit einem Aufpreis von ca. 5 € an – das motiviert viele Gäste, ihre Karten im Voraus zu kaufen.

8. Eintrittskarten, Werbung & Vorverkauf
Bestellt eure Eintrittskarten frühzeitig online oder lasst sie günstig drucken – inklusive Eintrittsbänder zur Kontrolle am Einlass. Um möglichst viele Tickets zu verkaufen, solltet ihr den Vorverkauf so früh wie möglich starten und auf allen Kanälen Werbung machen: z. B. über Plakate, eure Abiball-Website, Google, Instagram, Facebook oder TikTok. Ladet auch Eltern und Freunde ein – so steigt die Reichweite. Tipp: Verbreitet etwa vier Wochen nach Verkaufsstart, dass es nur noch wenige Tickets gibt – das steigert den Vorverkauf zusätzlich.

9. Deko, Abi-Zeitung & T-Shirts
Bestellt rechtzeitig Abi-T-Shirts und Dekoartikel und klärt, wer sich um die Deko am Abend kümmert. Ideal ist es, wenn ihr schon am Vortag in der Location dekorieren könnt. Beginnt frühzeitig mit der Erstellung der Abi-Zeitung (z. B. Fotos, Geschichten, Beiträge) und plant ausreichend Zeit für den Druck ein. Legt einen Verkaufspreis fest – der Erlös fließt direkt in eure Abikasse.

10. Ablaufplan erstellen
Erstellt rechtzeitig einen Ablaufplan und teilt ihn online (z. B. über WhatsApp, Instagram) sowie als Aushang in der Schule und in eurer Location. So wissen alle, was wann passiert. Auch DJ und Fotograf sollten den Plan im Vorfeld erhalten.

Beispiel-Ablauf:
18:00 – Einlass & Empfang (Hintergrundmusik)
18:45 – Begrüßung & Ablaufvorstellung
19:00 – Einmarsch mit Tanz der Abiturienten
19:20 – Luftballonaktion
19:40 – Buffet-Eröffnung
21:40 – Danksagung & Geschenkübergabe
22:00 – Partybeginn mit DJ

11. Musikwunschliste erstellen
Eure Lieblingssongs dürfen auf dem Abiball nicht fehlen! Sendet eure Musikwunschliste rechtzeitig an den DJ – inklusive Favoriten und No-Gos.

12. GEMA-Anmeldung
Bei Veranstaltungen mit Eintritt muss euer Abiball vorab bei der GEMA angemeldet werden. Den GEMA-Fragebogen erhaltet ihr hier. Die GEMA berechnet einen Pauschalbetrag – abhängig von Eintrittsgeldern und Gästezahl. Nach dem Event bekommt ihr von mir eine Titelliste zur Einreichung bei der GEMA, damit die Urheber korrekt vergütet werden.

13. Abendkasse & Kassenwart
Einige Tickets werden sicher an der Abendkasse verkauft. Dafür braucht ihr eine Geldkassette mit Wechselgeld und jemanden, der Tickets und Einlass kontrolliert. Jeder Gast erhält nach Abgabe der Eintrittskarte ein VIP-Band. Die Einnahmen sollten anschließend auf das Abiball-Konto eingezahlt werden.

14. Rechnungen begleichen
Alle offenen Posten sollten vom zuständigen Komitee bezahlt werden, sobald die Rechnungen vorliegen. Fotograf, DJ oder Musiker werden meist am Veranstaltungstag bar gegen Quittung oder Rechnung bezahlt – klärt das am besten im Vorfeld.

BUCHUNGSANFRAGEN – Der nächste Schritt zu eurer Feier

Ihr möchtet wissen ob ich an eurem Wunschtermin noch verfügbar bin?

Bei Interesse sende ich euch nach Rücksprache zum Wunschtermin gerne meine Buchungsunterlagen. Die ausgefüllten Unterlagen könnt ihr mir gern via E-Mail oder WhatsApp zurücksenden. Anschließend erhaltet ihr von mir noch eine Buchungsbestätigung und zur Unterstützung eurer Planung, einen Beispiel-Ablauf für eure Party. Bitte sendet mir bei Buchung alle Infos eurer Veranstaltung spätestens 14 Tage vor dem Event, damit ich alles perfekt vorbereiten kann. Unter folgendem Link findet ihr Locations zum Feiern, Caterer und Dekoartikel aus eurer Region. Viel Spaß beim Stöbern! (Dienstleister aus eurer Region)

Gern stehe ich euch für weitere Infos oder Rückfragen jederzeit telefonisch oder via E-Mail 24/Std. zur Verfügung.
Ich freue mich auf euch und eure Gäste.