Abiball mit Hanseatic-DJs – So wird eure Abschlussfeier unvergesslich
Das Abitur – der Abschluss einer langen Schulzeit, Augenblicke voller Stolz, Erwartung und Vorfreude. Ein Highlight dieser Zeit ist der Abiball oder die Abschlussparty. Hier wird gefeiert, gewürdigt und der Moment festgehalten, in dem ihr eure Schulzeit hinter euch lasst – und oft beginnt damit auch ein neuer Lebensabschnitt. Damit dieser Abend wirklich legendär wird, braucht es gute Planung, kreative Ideen und ein engagiertes Team.
In diesem Blogartikel erfahrt ihr:
• Was man bei Planung und Organisation beachten sollte
• Inspiration für Motto, Dekoration & Programm
• Tipps zur Finanzierung
• Erfahrungsberichte & Fehler, die ihr vermeiden solltet
1. Organisation & Planung
• Abi-Komitee gründen
Ein kleines Team, das Aufgaben übernimmt (z. B. Location, Musik, Dekoration, Sponsoring), ist essenziell. Zuständigkeiten klar verteilen, regelmäßige Treffen ansetzen
• Zeitplan & Termine früh festlegen
• Motto / Thema festlegen
• Datum festlegen (sicherstellen, dass Location, Catering etc. verfügbar sind)
• Rücksprache mit Schule / Eltern / Verantwortlichen
• Budgetplanung
Alle Kosten auflisten: Location, Technik, Catering, DJ / Musik, Fotograf, Deko, Getränkepauschalen, etc.
• Finanzierung durch Eintrittskarten, Sponsoren, Vorverkäufe, Vorfeten (Vorfinanzierungs-Fete) einplanen.
• Ein separates Konto kann helfen, alles transparent zu halten.
Vertragliches & rechtliches
• GEMA-Gebühren prüfen
• Genehmigungen / Auflagen (Versicherung, Sicherheit, Alkoholausschank, Lärmschutz etc.)
• Verträge mit DJ, Caterer, Location schriftlich
Motto, Dekoration & Programmideen
Ein gutes Motto gibt der Feier Identität. Es hilft bei der einheitlichen Gestaltung von Einladungen, Deko, Dresscode etc.
Dekoration
• Luftballons, Fotobox, Lichttechnik (Stimmung durch Beleuchtung)
• Persönliche Elemente: Fotos aus Schulzeit, Beiträge aus der Abizeitung etc.
Programm
• Empfang & Sektempfang
• Einzug der Absolvent*innen (evtl. mit Eltern / Lehrern)
• Reden / Dankesworte
• Übergabe der Zeugnisse
• Buffet / Dinner
• Tanz & Party
• Besondere Aktionen: Fotobox, Showeinlagen, Spiele, DJ-Wünsche etc.
Finanzierung & Sponsoring
Ideen zur Einnahmesteigerung
• Vorabparty (Vorfinanzierungsfete) organisieren. abigrafen.de® GmbH+1
• Verkauf von Abishirts, Hoodies, Buttons, Merchandising.
• Anzeigen / Sponsoren in der Abizeitung, bei Plakaten, Flyern.
• Elternabende, Kuchenverkauf, Waffeln etc.
Sponsoring
• Lokale Unternehmen anfragen (z. B. Autohäuser, Sparkasse, Einzelhandel)
• Gegenleistung klar anbieten: Logo auf Einladungen, Plakaten, Social Media etc.
• Schriftliche Vereinbarungen treffen und Fristen einhalten.
4. Häufige Stolpersteine & praktische Tipps
Wenn zu spät angefangen wird
Viele Teams unterschätzen die Vorbereitungszeit. Wenn Aufgaben erst wenige Wochen vor dem Ball verteilt werden, entsteht Stress. Erfahrungsberichte zeigen: Dann wird’s hektisch und manche Ideen müssen verworfen werden. abi.de+1
Kommunikation
/Stimmt euch ab mit:
• Mitschülern
• Lehrern / Schulleitung
• Eltern
Budget überschreiten vermeiden
• Angebote vergleichen
• Puffer einplanen (z. B. für Zusatzkosten wie Reinigung, Technikdefekte etc.)
• Vorverkauf nutzen, statt alles auf „Abendkasse“ zu setzen
Gästeliste & Einladungen
• Frühzeitig Einladungen verschicken
• Gästezahl realistisch schätzen (wichtig für Location, Catering etc.)
• ggf. RSVP erbitten zur besseren Planung
6. Fazit
Ein gelungener Abiball oder eine Abschlussfeier hängt von guter Vorbereitung, klarer Struktur, Kreativität und Teamarbeit ab. Wenn ihr früh anfängt, Aufgaben verteilt, realistisch plant und euch Inspiration holt, kann euer Abschlussfest etwas ganz Besonderes werden – ein Abend, an dem ihr feiert, reflektiert und neue Erinnerungen schaff
