Abibälle und Abschlusspartys

Sie planen einen Abiball oder die Schul-Abschlussparty Ihres Jahrgangs und wünschen sich eine perfekte und einzigartige Party auf der lange und ausgiebig gentanzt und gefeiert wird? Gerne kann ich auf Wunsch meine jahrelangen Erfahrungen und mein Know How im professionellen Eventbereich als Profi-DJ in Ihr Vorhaben mit einbringen, um Ihren Abiball oder Ihre Abschlussfeier mit Ihnen gemeinsam erfolgreich zu gestalten.

Mit erstklassiger Event-Technik im High-End Bereich realisire ich Veranstaltungen mit bis zu 2.500 Personen. Bisher habe ich eine Vielzahl von Abibällen und Abschlusspartys mit jeweils bis zu 900 Gästen in Schleswig-Holstein, Hamburg, Niedersachsen und Bremen erfolgreich begleitet. 

Begeistern Sie Ihre Gäste mit einem Eye-Catcher und beeindruckender Event-Technik. Mit passender HIntergrundmusik zum Empfang, leichter Musik zum Buffet im Hintergrund und ordentlicher Partymusik zum Tanzen und Abfeiern wird Ihr Abiball zu einem richtigen Event. Zusätzliche Stimmung bringt oft auch eine Fotobox mit tollen Fotos als Erinnerung an Ihren Abiball. Weitere Infos zur Fotobox erhalten Sie hier.

Einen Abiball zu organisieren ist sicherlich keine leichte Aufgabe. Der Erfolg eines Abiballs oder einer Abschlussfeier ist jedoch durchaus planbar. Ausschlaggebend ist in erster Linie eine gute und frühzeitige Planung und Organisation. Hier stellt sich anfangs oft die Frage nach einer geeigenten Location oder eines passenden Caterers, gefolgt von einem tollen Fotografen und letztendlich nach einem richtig guten DJ, der sein Handwerk versteht und die Party einfach nur gnadenlos rockt. Letzten Endes muss alles auch noch ins geplante Budget passen.

Oft hält sich das Budget bei der Planung eines Abiballs in Grenzen. Sicher finden wir gemeinsam eine Lösung um einen erstklassigen Abiball oder Abschlussfeier zu realisieren. Gern erstelle ich Ihnen ein individuelles Open-End Angebot und unterstütze Sie auf Wunsch von A bis Z bei der Organisation Ihrer Veranstaltung.

Bei Interesse sende ich Ihnen gern meine Buchungsunterlagen inkl. Angebot zu. Ihre ausgefüllten Buchungsunterlagen können Sie mir gern via E-Mail, Fax oder WhatsApp zurücksenden. In Anschluss erhalten Sie von mir noch eine Buchungsbestätigung und zur Unterstützung Ihrer Planung einen perfekten Ablaufplan eines anderen Abiballs. Bitte senden Sie mir bei Buchung alle Infos spätestens 14 Tage vor Ihrem Event. 

Wie organisiere ich einen Abiball?
1. Gründung eines Abi-Komitees
Sofern Sie mitten im Prüfungsstress mit den ganzen Vorbereitungen beginnen, kann Ihnen die Organisation schnell über den Kopf wachsen. Daher ist es ratsam, frühzeitig ein Abi-Komitee zu gründen. Somit kann jeder Schüler in einem kleinen Bereich mitentscheiden und weiß genau was er zu tun hat. Zu Beginn sollte es ein Jahrgangstreffen geben, indem der Jahrgangssprecher die Koordination und Moderation übernimmt. Anschließend sollte abgestimmt werden welche Komitees benötigt werden und welche Schüler sich wofür engagieren. Für jedes Komitee sollte ein Teamsprecher gewählt werden, der für die Organisation und die Treffen verantwortlich ist und alles im Blick behält, damit alles rechtzeitig fertig wird. Der Teamsprecher sollte auch den Stufensprecher über alle Vorhaben informieren. Weiterhin sollten regelmäßige Treffen zwischen allen Komiteeleitern und dem Stufensprecher stattfinden, um die Zwischenstände auszutauschen und Verbesserungen zu besprechen. Die Teamleiter informieren im Anschluss die jeweiligen Komiteemitglider über den aktuellen Stand. Hier empfielt es sich z.B. eine Whatsapp-, Facebook- oder Instagramgruppe zu gründen. Entweder für die ganze Stufe oder für die einzelnen Komitees. Hier können dann Ideen und Anregungen ausgetauscht werden und auch Abstimmungen stattfinden. Insofern haben Sie immer einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Der Stufensprecher sollte die gesamte Koordination übernehmen und für die Einhaltung von Terminen und Absprachen mit der Schulleitung und den Lehrern verantwortlich sein. 

Folgende Komitees sollten gegründet werden:
• Abi-Sponsoring (Bankkonto)
• Abi-Ball (Location, DJ, Fotograf, Security, Deko, Plakat, Eintrittskarten, Kassenwart, Rechnungen)
• Abi-Shirt
• Abi-Streich
• Abi-Zeitung

2. Abi-Motto bestimmen
Gemeinsam mit allen Schülern sollte ein Abi-Motto bestimmt werden. Hier gibt es viele Möglichkeiten, die man in punkto Programm und Dekoration mit einbringen kann, um Ihrem Abiball einen persönlichen und individuellen Touch zu verleihen. Vielleicht gibt es an Ihrer Schule auch einige Traditionen, die für den Abiball typisch sind. Solche ungeschriebenen Gesetze sollten aus Respekt eingehalten werden, wie z.B.:
• Nachmittags findet eine eigenständige Entlassungsfeier mit Zeugnisübergabe statt, anschließend beginnt der Abiball
• Der Abiball findet in der Festhalle neben der Schule oder einer anderen Location statt
• Schüler der Unterstufe und deren Eltern helfen als Personal beim Abiball mit
Oftmals ist es nicht gern gesehen wenn mit solchen Traditionen gebrochen wird. Daher emfpiehlt es sich, dass sich die Organisatoren des Abiballs bei ehemaligen Abiturienten Ihrer Schule bzgl. der üblichen Traditionen erkundigen. 

3. Termin des Abiballs festlegen
Bevor Sie mit der weiteren Planung beginnen, sollte zunächst ein Termin festgelegt werden, an dem Ihr Abiball stattfinden soll. Der Termin ist häufig bereits von der Schulleitung im Schulkalender festgesetzt. Daher sollten Sie sich hieran orientieren. Sie sollten frühzeitig alle Familien Ihrer Mitschüler über den Termin und die Startzeit Ihres Abiballs informieren.  

4. Bankkonto eröffnen
Um Sponsorengelder via Überweisung empfangen zu können und selbst Überweisungen tätigen zu können um z.B. anstehende Rechnungen zu bezahlen, sollten Sie für Ihre Abifeier ein Bankkonto eröffnen. Somit haben immer einen Überblick über Ihre Finanzen. Ebenfalls sollten die Eintrittsgelder für Ihren Abiball auf das Bankkonto eingezahlt werden.

5. Sponsoren finden
Weiterhin sollten frühzeitig Sponsoren begeistert werden, die Sie bei der Finanzierung Ihrer Feier angemessen unterstützen. Als Sponsoren können z.B. örtliche Banken und Sparkassen, Autohäuser, Supermärkte, Apotheken, Versicherungsgenturen, Einzelhändler, Zeitungen, Vereine als auch TV- und Rundfunkanstalten infrage kommen. Hier sollten Sie persönlich, als auch schriftlich anfragen und sich entsprechend vorbereiten. Jedes Sponsoring sollte in jedem Fall schriftlich erfolgen, indem u.a. die Höhe des Sponsorings, das Bankkonto für die Überweisung und ein Datum für die Zahlung festgelegt wird. Jeden Sponsor sollten Sie auf den Abi-Plakaten, die Sie in Ihrer Schule, als auch auf Ihrem Abiabll für jeden sichtbar aufhängen, ggf. mit Logo integrieren und weiterhin mit einer netten Bewertung oder Danksagung auf Google, Facebook, Twitter und Instagramm belohnen. Somit haben potentielle Sponsoren auch einen Anreiz Sie bei Ihrem Vorhaben angemessen zu unterstützen.

6. Location, DJ und Fotograf buchen
Sie sollten sich rechtzeitig um eine geeignete Location, bzw. Catering, einen DJ, einen Fotografen und ggf. um Security bemühen und Angebote einholen. Ein richtig günstiges Angebot ist nicht immer die beste Lösung. Hier sollte auch eine gewisse Qualität bedacht werden. Sie sollten in jedem Fall eine ungefähre Anzahl der zu erwartenden Gäste festlegen, um realistisch kalkulieren zu können. Weiterhin empfiehlt es sich alles vertraglich zu vereinbaren. Die Location Ihrer Wahl sollte über ausreichend Platz für Dinner und Tanzfläche verfügen. Weiterhin sollten Sie mit Ihrer Location eine Getränkepauschale festlegen oder nach Absprache ggf. eine Auswahl an Getränken auf Kommission ordern. Selbstverständlich sollten Sie auch die Möglichkeit haben in Ihrer Location angemessen zu feiern. Insofern sollten Sie hier uhrzeittechnisch eine Deathline (z.B. 18:00 bis 5.00 am Folgetag) schriftlich vereinbaren.

7. Eintrittsgelder festlegen
Nach Buchung der Location, Catering, DJ und Fotograf, sollte der Preis für die Eintrittskarten festgelegt werden. Hier sollten alle anfallenden Kosten genau erfasst werden, sodass mit den zu erwartenden Eintrittsgeldern alle Verbindlichkeiten abgedeckt werden. Weiterhin macht es Sinn, den Focus auf den Kartenvorverkauf zu legen und die Karten an der Abendkasse mit einem Aufpreis i.H.v. ca. 5,00€ zu verkaufen. Sicher möchten sich einige Gäste den Aufpreis an der Abendkasse ersparen. Daher werden Sie somit mehr Karten im Vorverkauf verkaufen.

8. Eintrittskarten, Werbung, Vorverkauf
Um sicherzustellen dass nur Gäste mit Ihnen feiern die auch ein Eintrittsgeld bezahlt haben, sollten Sie Eintrittskarten für Ihre Veranstaltung online bestellen oder günstig online drucken lassen und Eintrittsbänder ordern. Um ausreichend Eintrittskarten zu verkaufen, emfpielt es sich frühzeitig die Werbetrommel anzukurbeln und mit dem Vorverkauf so früh wie möglich zu beginnen. Weiterhin sollten Sie auf allen verfügbaren Kanälen werben (Plakate, Abiball-Website, Google, Facebook, Twitter, Instagram). Es ist immer eine gute Idee auch Eltern oder Freunde mit einzuladen. Um den Vorverkauf weiter in die Höhe zu treiben, verbreiten Sie ca. vier Wochen nach dem Start des Vorverkaufs die Nachricht, dass die Veranstaltung fast ausverkauft ist und nur noch wenige Karten verfügbar sind. Dies kurbelt den vorzeitigen Vorverkauf weiter an.

9. Deko/Abi-Zeitung/Abi T-Shirts
Rechtzeitig Abi T-Shirts und Dekoartikel bestellen und absprechen wer für die Deko am Abend zuständig ist. Vielleicht haben Sie auch die Möglichkeit Ihre gebuchte Location am Vortag zu dekorieren und alles in Ruhe vorzubereiten. Sie sollten daran denken frühzeitig mit der Erstellung der Abi-Zeitung zu beginnen (Fotos, Geschichten, Beiträge zusammenstellen). Die Abi-Zeitung sollte ebenfalls im richtigen Timing vefvielfältigt werden, um sicherzustellen dass die Abi-Zeitung rechtzeitig fertig wird und genügend Exemplare vorhanden sind. Weiterhin sollte der Kaufpreis für die Abi-Zeitung festgelegt werden. Mit dem Verkauf der Abi-Zeitung erzielen SIe weitere Einkünfte für Ihre Abikasse.

10. Ablaufplan erstellen
Damit alles wie geplant vonstatten geht sollten Sie rechtzeitig einen Ablaufplan anfertigen, den Sie an alle Mitschüler auf Facebook, Twitter und Instergramm posten und als Aushang für jeden sichtbar in Ihrer Schule und am Abend in Ihrer Location zur Verfügung stellen. Insofern weiss jeder wann was stattfindet. Den Ablaufplan sollten Sie ebenfalls rechtzeitig Ihrem Fotografen und Ihrem DJ zukommen lassen. So könnte Ihr Ablaufplan aussehen:
18:00 Eintritt/Empfang/Aperitif (Hintergrundmusik)
18:45 Begrüßung und Ansprache des Abiball Komitees (Ablauf vorstellen)
19:00 Einmarsch mit Tanz Abiturienten
19:20 Luftballons steigen lassen
19:40 Buffet-Eröffnung (Hintergrundmusik)
21:40 Danksagung Lehrer, Geschenkübergabe
22:00 Partystart (Partymusik vom DJ)

11. Musikwunschliste erstellen
Auf Ihrem Abiball dürfen natürlich Ihre Favoriten und Gassenhauer nicht fehlen. Daher sollten Sie Ihrem DJ rechtzeitig eine kleine Musikwunschliste zusenden.

13. Abendkasse, Kassenwart
Sicher werden Sie noch einige Karten an der Abendkasse verkaufen. Hierzu benötigen Sie eine Geldkassette mit ausreichend Wechselgeld. Ebenfalls muss der Eintritt, bzw. die Eintrittskarten kontrolliert werden. Nach Abgabe der Eintrittskarte erhält jeder Gast ein Eintrittsband (VIP-Band). Die Eintrittsgelder sollten anschließend auf das Abiball-Konto eingezahlt werden.

14. Rechnungen bezahlen
Alle offenen Posten sollten von dem jeweiligen Komitee bezahlt werden sobald Sie alle noch offenen Rechnungen erhalten haben. Fotografen, DJ oder Musiker werden in der Regel am Veranstaltungstag gegen Rechnung, bzw. Quittung in bar bezahlt. Dies sollten Sie vorab klären.

Dienstleister aus Ihrer Region
Unter folgendem Link finden Sie Locations zum Feiern, Caterer, Fotografen und Dekoartikel aus Ihrer Region. Viel Spaß beim Stöbern! (Dienstleister aus Ihrer Region)

Für den Erfolg Ihrer Veranstaltung stehe ich mit meinem Namen. Daher ist es mir ein Anliegen, dass Sie letztendlich rundum mehr als zufrieden sind.

Gern stehe ich Ihnen für weitere Infos oder Rückfragen jederzeit telefonisch oder via E-Mail 24/Std. zur Verfügung.

Ich freue mich auf Sie und Ihre Gäste